La consulenza nell’ambito dell’education marketing, cioè la consulenza in tutto ciò che riguarda la comunicazione e il marketing delle scuole, è un argomento molto vasto e poco trattato in Italia. Dobbiamo però dire che negli ultimi anni abbiamo riscontrato un interesse crescente da parte delle scuole ad avere un parere esterno, indipendente, obiettivo ed esperto, che potesse fornire all’istituto un nuovo punto di vista, che si tramuta in valore aggiunto quando si deve fare una scelta organizzativa, promozionale o comunicativa.
Capita infatti che alcune scuole, in modo lungimirante, vogliano sapere se la direzione che hanno intenzione di intraprendere è quella giusta oppure sia possibile migliorarla ulteriormente, oppure, al contrario, istituti che a causa di una mancanza di pianificazione a medio-lungo termine si trovano a fronteggiare gravi problematiche relative ai cambiamenti che il mercato della scuola ha affrontato ed affronta nel nuovo millennio. È proprio in questi momenti che sempre più spesso emerge la necessità di richiedere l’apporto di un consulente esterno.
L’interesse degli istituti può spaziare in diversi ambiti e per ciascuna specifica necessità è opportuno sviluppare delle consulenze strutturate ad hoc; oggi vedremo due esempi di consulenza su cui abbiamo lavorato molto in questi ultimi mesi, senza dimenticarci che le aree di intervento richieste sono molteplici e molto articolate, riflettendo la complessità degli istituti e delle loro esigenze.
Partiamo dalla consulenza percepita dalle scuole come più urgente, ovvero quella relativa al miglioramento della propria presenza online. Solitamente questo tipo di consulenza inizia attraverso un site audit che le scuole richiedono per avere una valutazione indipendente del proprio sito web, che possa mettere in evidenza i possibili miglioramenti: ormai le competenze acquisite dai professionisti nello sviluppo di siti web, il continuo miglioramento dei CMS e l’offerta sul mercato di web designer molto creativi sta portando molte scuole ad avere un sito internet bello esteticamente (anche se non è affatto raro imbattersi in siti ancora molto vecchi e scadenti). Un sito scolastico tuttavia non deve essere bello, o meglio non deve essere solo bello, ma dev’essere in primo luogo funzionale, deve quindi assolvere allo scopo per cui è stato creato, principalmente: assolvere a funzionalità interne, informare gli utenti, generare contatti o iscrizioni, veicolare l’immagine e i valori della scuola.
In questo caso, attraverso un site audit specifico effettuato da una società esperta di education marketing si ottiene un report contenente i punti di forza e i punti di debolezza del sito, corredato da esempi di best practices in campo education, e consigli su come migliorare il sito, che ricordiamo essere il principale strumento di primo contatto che i prospects hanno con la scuola.
Se l’istituto lo richiede, può essere sicuramente utile passare anche ad un’analisi più ampia della web presence della scuola, andando quindi ad analizzare i social network utilizzati, i siti correlati (blog degli studenti, ecc) e la reputazione in rete dell’istituto, così da poter fornire una panoramica completa di come è percepita la scuola in rete.
Solitamente questo tipo di consulenze hanno il vantaggio di essere effettuate a distanza e impegnano relativamente poco il personale della scuola; solo al termine delle analisi è prevista una riunione in cui il consulente presenta il report finale ed è a disposizione della scuola per ulteriori approfondimenti o per rispondere a domande su specifici punti presenti nel report.
Un’altra delle consulenze specifiche richieste dalle scuole è quella relativa agli open day. In questo caso la consulenza viene svolta in due momenti distinti ed è fatta di persona presso la sede della scuola: il primo step è quello di fare un sopralluogo degli spazi utilizzati (e quelli non utilizzati, perché potrebbero celarsi dei punti di forza nascosti) e conoscere il team che svolge solitamente l’open day. In gruppo si inizia a ripercorrere i momenti organizzativi e strategici della giornata di orientamento, in cui ciascuno presenta ciò che fa, quali criticità ha osservato e quali sono le migliorie che vorrebbe implementare. Il consulente, oltre a questo primo lavoro di raccolta informazioni, chiederà i dati che riterrà importanti per lo sviluppo del nuovo open day (ad esempio di conoscere i pareri dei questionari valutativi qualora venissero somministrati ai partecipanti, il loro numero abituale, la percentuale tra accompagnatori e prospects nella platea, l’età media, la provenienza geografica, ecc…): più si mettono a disposizione del consulente informazioni mirate a conoscere la platea degli open day e più egli potrà fornire spunti mirati.
Una volta fatto questo primo incontro, il consulente si riserva del tempo per analizzare quanto raccolto e sviluppare una possibile struttura per il nuovo open day, che presenterà al secondo incontro. Durante la seconda riunione di gruppo l’open day specialist proporrà i miglioramenti opportuni all’istituto, ed insieme a coloro che dovranno organizzare l’open day svilupperà una traccia per la nuova struttura di open day che verrà poi messa in atto durante un evento vero e proprio. Il risultato finale di questa consulenza ha quindi un elevato valore aggiunto in quanto fornisce degli input strategici e una bozza di open day che diventerà la base di partenza per gli eventi orientativi della scuola.
In quest’articolo sulle consulenze in education marketing ci siamo soffermati a descrivere solo due aree di intervento ma ce ne sono molte altre che riteniamo essere davvero importanti per una scuola e, normalmente, diverse aree di consulenza si intrecciano ed influiscono una sull’altra concorrendo in ultimo allo sviluppo di un piano strategico di marketing e comunicazione.
Infatti c’è un aspetto che accomuna tutte le richieste di consulenza che vengono fatte e che è fondamentale sottolineare: la necessità per la scuola a non procedere con il “pilota automatico”.
Dotarsi di momenti in cui fare brainstorming, crearsi la possibilità di fermarsi e ri-pensare ai servizi ed alle attività coinvolgendo specialisti esterni all’istituto è una delle azioni più strategiche possibili per mantenere l’istituto sempre al passo con i tempi.
Questo momento storico è molto particolare, e le scuole lo stanno vivendo nei modi più differenti; alcune chiudono, altre si rinnovano ed ottengono un forte slancio, altre ancora restano invariate ma comunicano in modo diverso rispetto al passato.
L’importante è conoscersi e sapere dove si vuole andare, ed un parere esterno dato da professionisti del settore è spesso la chiave di volta su cui si regge il futuro di un istituto.
