Sito Web: Come analizzare i dati del sito della vostra scuola

Un bel tasto dolente quando si parla di siti web scolastici è la raccolta, la gestione e l’analisi dei dati.

Spesso nelle scuole si tende a concentrarsi sul prodotto visibile e non si considera affatto l’importanza dei dati. In questo capitolo vedremo perché i dati sono importanti e cosa bisogna fare per sfruttarli al massimo.

L’importanza dei dati

I siti web producono una gran quantità di dati, il vostro sito è una vera e propria miniera di dati e non dargli il valore che meritano è un grosso errore da evitare.

Dal sito web si possono ottenere dati sulla composizione anagrafica dei vostri utenti, sugli interessi, sulla provenienza, sul comportamento che gli utenti hanno quando navigano il sito (n° di pagine visitate, percorsi di navigazione, azioni compiute, conversioni, ecc.). 

Impostando in maniera metodica e scientifica gli strumenti analitici che la rete mette a disposizione potete tracciare i vostri utenti (nei limiti delle regolamentazioni di legge) in tutto il viaggio che intraprendono quando vengono a contatto con le vostre risorse online (sito, social, advertising, newsletter) e potete incrociare questi dati con quelli provenienti da altre fonti come la segreteria, il gestionale o il CRM (se ne avete uno).

La raccolta e la catalogazione dei dati può avere molteplici scopi: 

• individuare e descrivere i vostri utenti (target)
• valutare la resa delle campagne di marketing
• ottimizzare l’utilizzo del sito
• migliorare i percorsi di navigazione
• valutare l’efficacia delle strategie di comunicazione
• comprendere come gli utenti interagiscono con la vostra scuola

Tutto questo ha a che fare con la concretezza: attraverso la prova dei dati non baserete più le vostre assunzioni su ipotesi dettate dalle convinzioni personali ma avrete un riscontro scientifico che potrà validare o meno le vostre ipotesi e aiutarvi a formulare nuove strategie.

“Without data you’re just another person with an opinion” – E. Deming

Gli strumenti di analisi 

In rete trovate una grandissima quantità di strumenti di analisi, gratis e a pagamento, validi e meno validi. 

Qui ci limiteremo a segnalarvi 3 strumenti che riteniamo essere i più utili tra quelli gratuiti a disposizione e segnalarvi gli utilizzi base che possono servire ad una scuola.

Usare Google Analytics per analizzare il traffico

Che stiate aggiornando il sito web della scuola o stiate pensando di rifarlo, c’è sempre qualcosa da imparare dal vostro sito attuale. L’analisi del comportamento degli utenti fornisce preziose informazioni e aiuta a identificare eventuali punti deboli che dovranno essere affrontati in fase di progettazione.

Google Analytics è uno strumento gratuito messo a disposizione da Google e ci aiuta a monitorare il comportamento dei visitatori sul sito internet. 

Può raggiungere un grado di complessità notevole, ma per iniziare possono bastare alcuni concetti chiave e alcuni rapporti base dello strumento.

Per entrare in confidenza con alcuni termini specifici di Google Analytics, vediamo innanzitutto un po’ di vocabolario:

• Sessioni: Per sessione si intende un gruppo di interazioni con il tuo sito web in un determinato arco di tempo. Ad esempio, una singola sessione può contenere più visualizzazioni di pagina, eventi (download, compilazioni ecc.), interazioni sociali ecc.

• Visualizzazioni di Pagina: Il numero totale di pagine visualizzate
• Pagine/Sessione e Durata Sessione Media: La prima metrica si riferisce al numero di pagine viste durante una sessione, mentre la seconda misura temporalmente la durata media delle sessioni.
• Frequenza di Rimbalzo (Bounce Rate): Un rimbalzo è una sessione di una sola pagina sul tuo sito. In Analytics, un rimbalzo è calcolato in modo specifico come una sessione che attiva una sola richiesta al server di Google: ad esempio quando un utente apre una singola pagina sul tuo sito ed esce senza attivare altre richieste al server Analytics durante la sessione. Queste sessioni di una sola pagina hanno una durata pari a 0 secondi, dato che non ci sono hit successivi al primo, che permetterebbero ad Analytics di calcolare la lunghezza della sessione. In parole povere, quando un utente arriva sul vostro sito, vede solo la pagina su cui è atterrato e poi esce dal sito, questo è un bounce, un rimbalzo.

4 metriche importanti da monitorare con Analytics

Ecco alcune cose molto importanti per le scuole che possono essere monitorate facilmente: 

• la fonte di provenienza dei visitatori: permette di vedere le performance dei visitatori segmentati per fonte di provenienza (risultati della ricerca di Google, accesso diretto, social, referral, campagne a pagamento ecc.) così da monitorare le diverse statistiche.

• le 10 migliori pagine di destinazione. Su Google Analytics, la pagina di destinazione è la prima pagina che vede un utente che entra in un sito web.  La pagina di destinazione è una delle dimensioni di Google Analytics più importanti da analizzare, perché permette di valutare la performance della prima pagina vista dagli utenti che entrano nel nostro sito: infatti spesso è la prima pagina vista che determina se gli utenti continueranno la navigazione oppure se abbandoneranno immediatamente il sito.

• la provenienza geografica del visitatore: la localizzazione sta diventando sempre più precisa e attendibile ed è molto utile per capire da quali aree geografiche proviene il traffico sul vostro sito.

• Sapere cosa cercano i visitatori è molto importante e può essere analizzato come gli altri dati del sito. I dati delle ricerche fatte sul sito possono aiutare a promuovere determinati contenuti cercati regolarmente sul sito inserendo link in Home Page. In generale una cosa che viene cercata all’interno del sito può anche significare che non abbiamo reso semplice trovare quell’informazione.

Usare Hotjar e le heatmap per capire il comportamento degli utenti sul vostro sito

Hotjar è uno strumento utilissimo per chi cerca di ottimizzare le visite dei propri utenti. Hotjar permette di tracciare una serie di azioni dei vostri utenti mettendo a disposizione diverse feature della sua piattaforma, anche in versione gratuita. Vediamo le principali.

Le heat map (o “mappe di calore“) tengono traccia dei movimenti del mouse, dei click e dello scroll (scorrimento della pagina), e sono un ottimo strumento per capire cosa modificare sulle pagine del tuo sito web per ottimizzarne le conversioni. Su hotjar è possibile dividerle per tipologia di device: desktop, smartphone e tablet.

Inclusi nelle versione free di Hotjar troviamo anche i Sondaggi (Polls) e i Feedback. Il meccanismo dei sondaggi è molto semplice e veramente utile: vi permette di fare delle domande e ricevere delle risposte dai vostri utenti del sito internet.

Ad esempio, potremmo chiedere loro quanto il processo di iscrizione è semplice oppure quanto facilmente trovano i documenti che stanno cercando. Possiamo fare apparire questi sondaggi su tutte le pagine o solo su alcune pagine specifiche.

Altra feature interessante è quella relativa ai feedback: fornisce ai visitatori in modo semplice la possibilità di lasciare un feedback visivo sul sito o sull’app. Vedere quello che piace o che non piace permette di identificare i problemi e trovare delle possibilità di crescita.

Chi analizza i dati?

Potreste predisporre e attivare tutti gli strumenti sopra descritti ma se non c’è nessuno che si prende la briga di analizzare i dati che si generano e suggerisce modifiche e strategie basate su questi dati allora è stato tutto tempo perso. 

Per questo dovete prevedere di destinare delle risorse a questo compito: potete decidere di affidare tutto ad una società esterna che si occupi di analizzare i dati e di fornirvi dei report periodici, oppure potete formare il vostro personale interno ad utilizzare correttamente gli strumenti e ad analizzare i dati. 

L’ideale sarebbe avere entrambe le soluzioni, quindi un professionista esperto che sia in grado di gestire ed analizzare i dati e, ancora meglio, di discutere con voi delle possibili strategie derivanti dai risultati delle analisi e una risorsa interna che comprenda gli strumenti, vi garantisca un certo grado di autonomia analitica e possa confrontarsi coi professionisti.

I Key Performance Indicators (KPI)

Innanzitutto definiamo i KPI: i KPI sono indicatori di performance che consentono di valutare l’andamento o i progressi fatti in una determinata attività – come per esempio un nuovo sito internet o una campagna di Digital Marketing – in funzione degli obiettivi prestabiliti.

I KPI sono fondamentali per tutti i tipi di scuole e business in generale, definendone chiaramente 3 o 4 all’inizio del progetto avremo la possibilità di misurare empiricamente i risultati di quello che abbiamo fatto. 

I KPI devono essere S.M.A.R.T.

• S pecific (specifico) → Un obiettivo deve essere definito e tangibile, ed esprimere chiaramente cosa, come e perché lo vuoi ottenere
• M easurable (misurabile) → Deve poter essere espresso numericamente: ad esempio voglio aumentare del 15% il tasso di conversione alle registrazioni agli Open Day, oppure voglio che i visitatori visitino più pagine rispetto ad ora.
• A chievable (raggiungibile) → bisogna stare con i piedi per terra. Il progetto deve essere realizzabile e commisurato alle capacità e disponibilità che avete a disposizione.
• R elevant (rilevante) → deve essere una metrica rilevante per il progetto.
• T ime-bound (con una limitazione temporale) → l’obiettivo deve avere una scadenza definita e che tenga in considerazione le caratteristiche precedenti. Ad esempio non si possono raddoppiare i registrati agli Open Day (+100%) in una settimana senza alcun tipo di risorsa a disposizione. 

Bisogna fare molta attenzione alle tipologie di KPI che vengono scelte: devono essere rilevanti!

Infatti spesso vengono scelte delle metriche definite “vanity metrics”: una vanity metrics è tutto quello che ti fa sentire bene circa il progresso del tuo lavoro, senza dirti nulla di veramente importante per la tua attività.

Ecco un esempio di Vanity Metrics e di KPI SMART:

Insomma, se dobbiamo dedicare del tempo a misurare le metriche per il progetto, facciamo in modo che queste siano importanti.

Creare, progettare e aggiornare un sito web scolastico è complesso e richiede tempo e conoscenze che spesso mancano all’interno di una realtà formativa. Potrebbe esserti utile il nostro glossario, uno strumento che ti aiuterà a padroneggiare i concetti base e ti permetterà di avere un vocabolario utile a comprendere e comunicare con professionisti e colleghi.

Trova altri approfodimenti nella nostra pagina Resource Kit in cui hai libero accesso a webinar, ebook, slide e articoli selezionati.

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