Un redesign periodico del sito web scolastico è fondamentale per mantenere un’immagine moderna, efficace e in linea con le esigenze del pubblico.
Il sito web di una scuola è la sua vetrina online, il primo punto di contatto per potenziali studenti, genitori, docenti e la comunità in generale. Un sito web obsoleto o poco funzionale può danneggiare l’immagine della scuola e ostacolarne gli obiettivi di comunicazione e marketing.
Oggi però dobbiamo considerare che i siti web sono come un essere vivente in costante evoluzione: ripartire da zero per poi dimenticarsi del sito fino al prossimo redesign totale non è più consigliabile. L’ideale è costruire un progetto che si modifichi nel tempo, con implementazioni più o meno importanti che seguano la vostra crescita e quella del mondo circostante.
Meglio un redesign completo o delle modifiche incrementali?
La decisione tra un redesign completo del sito web scolastico e un approccio di modifiche continue e incrementali dipende da diversi fattori. Prima di tutto, bisogna considerare attentamente lo stato attuale del sito e le esigenze specifiche della scuola. Altri fattori determinando sono il budget disponibile, le risorse interne e gli obiettivi da raggiungere.
Un redesign completo è ideale per ripensare interamente l’esperienza utente (UX), risolvere problemi strutturali o obsolescenze tecnologiche e implementare nuove funzionalità (come ad esempio aree riservate, moduli di iscrizione online, piattaforme e-learning). Sicuramente è consigliato anche quando la scuola ha già in atto un rebranding importante e deve quindi rispecchiare nel sito web la nuova identità del marchio. Di contro un redesign completo richiede sicuramente un investimento iniziale elevato sia in termini di budget che di risorse da dedicare, tempi di realizzazione più lunghi e può comportare perdita di contenuti durante la migrazione. Inoltre, se non gestito accuratamente, potrebbe portare peggioramenti dal punto di vista del posizionamento sui motori di ricerca (SEO).
Adottare invece un approccio incrementale, progettando un percorso di modifiche minori ma continuative permette di dedicare meno budget e risorse al miglioramento del sito web e di intervenire più rapidamente. In questo modo è possibile implementare miglioramenti graduali seguendo una scala di priorità, a partire dalle modifiche che hanno un impatto più immediato. Questo approccio è flessibile e permette di testare le modifiche in corso d’opera, ma rischia di creare un sito frammentato e potrebbe non risolvere problemi strutturali più profondi. Inoltre è applicabile quando si ha a disposizione un team dedicato e in grado di portare avanti sia le analisi che le modifiche.
L’ideale sarebbe combinare i due approcci: affrontare un redesign completo quando il sito presenta problematiche significative o si punta a un rinnovamento totale e, una volta terminato, prevedere un piano di ottimizzazione e modifiche graduali e specifiche che mantengano il sito sempre al passo con la tecnologia e le esigenze della scuola e degli stakeholders.
In questo articolo analizzeremo passo a passo gli step di una roadmap che abbiamo costruito per voi per affrontare il rifacimento o anche la creazione di un sito web ex novo.
Prima di iniziare, qui trovate un glossario delle terminologie tecniche che potrebbe tornarvi utile per chiarire alcuni termini specialistici che potreste non conoscere.
Fase 1: Analisi preliminare e definizione degli obiettivi
La fase di analisi preliminare è cruciale per comprendere lo stato attuale del sito e definire obiettivi chiari per il redesign. In questa fase si raccolgono dati, si identificano i punti deboli e si delineano le priorità per trasformare il sito in uno strumento efficace e user-friendly.
Definizione degli obiettivi
Prima di iniziare qualsiasi lavoro di progettazione, è fondamentale dedicare del tempo alla pianificazione e alla definizione di responsabilità e obiettivi.
- Governance: stabilite chi è a capo del progetto (conferendogli la fiducia e i poteri necessari) e quali sono le modalità di gestione delle decisioni. In questa fase dovete anche decidere se affidarvi a un’agenzia esterna per lo sviluppo completo o parziale del sito o se procedere solo con risorse interne.
Formazione del Team: Assemblare un team di risorse chiave, dedicate alla raccolta delle informazioni e alla stesura dei contenuti, alla selezione o produzione di foto e video, alla creazione del sito web. - Definizione delle caratteristiche e degli obiettivi: stabilite quali caratteristiche e funzionalità dovrebbe avere il sito e gli obiettivi specifici in base ai diversi tipi di utenti.
- Definizione del budget e del piano temporale: stimate i costi per la realizzazione o destinate un budget preventivo. Identificate una roadmap con le scadenze per i diversi step e le milestones della progettazione.
Audit del sito attuale
- Analisi tecnica: verificate le prestazioni del sito, compatibilità mobile, velocità di caricamento e sicurezza (HTTPS).
- Valutazione dei contenuti: analizzate l’accuratezza, l’aggiornamento e la pertinenza delle informazioni fornite.
- User experience (UX): identificate le difficoltà incontrate dagli utenti nella navigazione e nell’accesso alle informazioni.
- Accessibilità: Assicuratevi che il sito web sia conforme agli standard di accessibilità, come WCAG, per garantire che tutti gli utenti, comprese le persone con disabilità, possano accedervi facilmente.
Se volete affidarvi alla nostra esperienza per effettuare l’analisi del vostro sito date un’occhiata al nostro servizio di Site Audit!
Analisi del pubblico di riferimento
- Target: in questa fase, dovreste definire i diversi tipi di utenti che visiteranno il sito web, come potenziali studenti, genitori, docenti, personale e alumni. Comprendete i loro bisogni e le loro aspettative per creare un’esperienza utente personalizzata. Ad esempio, se il principale interlocutore del vostro sito sono i prospect, il sito dovrebbe prima di tutto essere progettato per chi cerca sul web le informazioni riguardo al percorso scolastico a cui sono interessati. Il sito web è la fonte più importante di informazioni sulla quale i prospect fondano il proprio processo valutativo, ed è cruciale che trovino in modo semplice ed immediato tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
- Analisi delle ricerche interne: qualora il vostro sito abbia una funzione di ricerca interna con dei dati registrati e analizzabili, un’analisi delle ricerche interna può rivelare cosa gli utenti faticano a trovare nel sito e quali sono i loro principali interessi.
- Strumenti utili: Empathy Map e Buyer Personas per definire meglio le esigenze e i comportamenti del pubblico target.
Coinvolgimento degli stakeholder
Se potete, coinvolgete gli stakeholder interni ed esterni, come genitori, personale, docenti e membri del consiglio scolastico, per capire cosa funziona e cosa no nel sito web attuale.
Utilizzate strumenti come interviste semi-strutturate e sondaggi online per raccogliere dati utili (leggi: User interviews nelle scuole).
Fase 2: Architettura delle informazioni e design UX/UI
Un sito web scolastico deve essere intuitivo, organizzato e visivamente accattivante per garantire una navigazione semplice e soddisfacente. L’architettura delle informazioni e il design UX/UI (User Experience/User Interface) sono fondamentali per creare un’esperienza utente che risponda alle esigenze del target e raggiunga gli obiettivi definiti.
Durante la progettazione del sito è molto importante prendersi il tempo di elencare tutti i contenuti che dovranno essere presenti nel sito stesso, e dare loro una struttura utilizzando le mappe mentali come tecnica principale per distribuire e collegare i contenuti tra loro.
La mappa dei contenuti e quella del menù principale sono strettamente correlate e determineranno l’organizzazione dei contenuti nel vostro sito e la navigabilità dello stesso.
Organizzazione dell’architettura delle informazioni
- Mappa del sito: create una mappa del sito che includa tutti i contenuti da inserire ad eccezione degli articoli del blog e degli eventi. Per questi ultimi è necessario stabilire e mappare le diverse categorie che verranno utilizzate per organizzare gli articoli stessi (ad es. eventi, news, alumni, ecc.).
- Definire i percorsi utente: il sito dovrebbe includere percorsi di navigazione chiari tra le pagine interne. Per ogni tipo di utente, mappare il percorso che potrebbe compiere sul sito, identificando i punti di contatto chiave. Assicurarsi che la struttura sia logica, intuitiva e facile da navigare.
- Creare i menu: in base alla mappa dei contenuti, definire il Main Menu e gli eventuali menu secondari. Le voci del menu dovrebbero essere chiare e concise, senza elementi ambigui o di uso poco comune. Consigliamo di adottare un massimo di 7 voci di primo livello, compresa la voce Home.
- Evitare le voci di menu di terzo livello: Sono scomode per l’utente, soprattutto nella versione mobile. Se necessario per la complessità e il numero di voci da gestire, valutare l’adozione del cosiddetto Mega menu.
- Strumenti utili: per creare la mappa dei contenuti, i percorsi e i menu potrebbe esservi utile uno strumento estremamente flessibile come Miro, che vi aiuterà nella creazione e condivisione delle mappe mentali.
Progettazione dell’esperienza utente (UX) e dell’interfaccia utente (UI)
Il design del sito web dovrebbe essere il più possibile intuitivo e coerente con la brand identity della scuola. Ricordiamo che il design è un insieme coordinato di elementi che parte ed arriva sempre allo stesso punto: la UX, l’esperienza dell’utente. L’estetica fa parte di questa esperienza ma è spesso sopravvalutata rispetto all’usabilità, che deve essere il criterio prevalente a guida della progettazione.
- Accessibilità: come accennato prima, è importante garantire la conformità agli standard WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) per utenti con disabilità (es. testi descrittivi per le immagini, navigazione da tastiera).
- Velocità e reattività: Il sito deve caricarsi rapidamente su desktop e dispositivi mobili. Quindi la scelta delle tecnologie adottate (ad esempio il CMS) deve tenere ben presente questi obiettivi.
- Riduzione del “cognitive load”: il carico cognitivo è un concetto fondamentale nel design dell’esperienza utente (UX) che si riferisce alla quantità di risorse mentali necessarie agli utenti per elaborare le informazioni presentate durante l’interazione con un’interfaccia (nel nostro caso il sito internet). Comprendere e gestire il carico cognitivo è cruciale per facilitare al massimo l’interazione e la comprensione, migliorando la soddisfazione degli utenti e il raggiungimento degli obiettivi.
- Scelta cromatica: adottate i colori della scuola per rafforzare l’identità, facendo uso di una palette di colori limitata, 2 colori principali + 1 colore di accento (massimo 2). Mantenete dei colori neutri per gli sfondi, preferibilmente il bianco accompagnato da scale di grigi. L’uso strategico dei colori non solo migliora l’estetica del sito ma può anche influenzare positivamente l’esperienza dell’utente e le conversioni.
- Font leggibili: preferite caratteri sans-serif per il corpo del testo e una dimensione minima di 16px e definite una gerarchia tipografica chiara (titoli, sottotitoli, corpo testo).
- Gerarchia visiva e leggibilità: stabilite una chiara gerarchia visiva organizzando i contenuti in modo da evidenziare prima le informazioni più importanti. Utilizzate colori, dimensioni dei caratteri e spaziature contrastanti per guidare l’attenzione degli utenti dove è più importante. Inoltre, incorporate elementi visivi come immagini, infografiche ed elenchi puntati per spezzare il testo e migliorare la leggibilità.
- Percorsi di navigazione chiari tra le pagine interne: utilizzate link e bottoni per collegare contenuti correlati e guidare l’utente nell’esplorazione del sito. Aumentare le pagine viste in una sessione di navigazione, aumenta la possibilità che gli utenti trovino le informazioni che stanno cercando e comprendano meglio l’offerta formativa dell’istituto; inoltre, migliorano anche la SEO.
- Call-to-Action (CTA): Incoraggiate gli utenti, attraverso bottoni e CTA, a compiere azioni specifiche in base al contesto. I pulsanti devono essere ben visibili e spiccare nella pagina e devono avere messaggi chiari e leggibili, come “Iscriviti ora”, “Scopri di più” o “Contattaci”.
Benchmarking e prototipazione e test dell’interfaccia
- Analisi competitiva (benchmarking): esaminate i siti web di altre scuole simili per trarre ispirazione e individuare le best practice.
- Wireframe e Mockup: prima di passare allo sviluppo, disegnate i prototipi di base delle pagine principali (homepage, pagine informative, pagine di contatto) e condividetele con i membri del team e altri stakeholder per avere feedback ed essere allineati sul design.
- Progettare la home page: tenete a mente che la home page di un sito costituisce il principale accesso ai contenuti insieme al Main Menu, perciò ha un’importanza cruciale e deve comunicare chiaramente l’identità e la value proposition della scuola. Dovrebbe essere accattivante, informativa e facile da navigare.
Fase 3: Creazione e ottimizzazione dei contenuti
Il contenuto è fondamentale per qualsiasi sito web scolastico, quindi è importante dedicare del tempo alla creazione di contenuti di alta qualità che siano pertinenti, informativi e coinvolgenti.
A partire dalla mappa dei contenuti di cui abbiamo appena parlato al punto 1, fino alla stesura finale di tutti i testi e la scelta/produzione degli altri tipi di contenuto, questo è un lavoro a cui dovete riservare la massima importanza, prendendovi il tempo necessario e dedicandovi le giuste risorse.
I contenuti servono a nutrire i vostri prospects e la comunità scolastica, siamo certi che non vogliate dar loro dei “pasti” scadenti, altrimenti non torneranno e vi giudicheranno in modo negativo facendovi perdere il confronto con gli altri. L’obiettivo è creare contenuti comprensibili, informativi e user-friendly che riflettano il Tone of Voice, i valori e la personalità della vostra realtà formativa, generando lead e conversioni e rafforzando la brand identity della scuola.
Scrittura di contenuti chiari e mirati
Tieni sempre presente:
- La definizione e il mantenimento coerente del Tone of Voice, che deve riflettere la personalità e i valori della scuola e instaurare fiducia.
- L’utilizzo di titoli e sottotitoli chiari e descrittivi, che anticipino il contenuto dei vari paragrafi e facilitino lo scan della pagina da parte degli utenti (e dei motori di ricerca).
- La separazione dei testi in paragrafi brevi ed elenchi puntati, evidenziando le informazioni chiave con grassetto o colori diversi.
Creazione di contenuti multimediali
- Immagini e video autentici: mostrate studenti e insegnanti reali in attività quotidiane e, se possibile, evitate immagini generiche di stock. Non è necessario aggiornare costantemente le immagini: la scelta di queste deve privilegiare l’impatto emozionale rispetto alla novità (a parte quando si parla di news o eventi). Inserite nelle pagine giuste brevi video di presentazione dei corsi, interviste con studenti e genitori, o virtual tour della scuola.
- Infografiche e documenti scaricabili: fornite informazioni pratiche in formati visivi e tutte le informazioni che possono servire agli utenti anche in un secondo momento per questioni amministrative o informative fornitele in formato scaricabile, preferibilmente in pdf.
Revisione e ottimizzazione
- Rileggere attentamente tutti i contenuti: verificate la correttezza grammaticale, la chiarezza, la coerenza e il Tone of Voice.
- Ottimizzare i contenuti per i motori di ricerca (SEO): Prevedete che ogni pagina contenga sempre e solo un tag H1 e poi dei tag H2 e H3 per dare una gerarchia ai testi. Inserite meta descrizioni e tag title nelle pagine e Alt text nelle immagini, utilizzando parole chiave pertinenti così da renderle accessibili facilitare l’indicizzazione e il posizionamento dei contenuti sui motori di ricerca e aumentare il click-through rate (CTR) dai risultati di ricerca.
Risorse utili: Leggi Scegli un’ottica SEO per aumentare la visibilità della scuola tra i genitori
Fase 4: Lancio e manutenzione continua
Il lancio di un sito web scolastico rappresenta il culmine di un lungo processo, ma è solo l’inizio del suo ciclo di vita. Dopo il rilascio, la manutenzione regolare è indispensabile per garantirne l’efficienza, la sicurezza e la pertinenza nel tempo. Una strategia di lancio ben pianificata e un piano di gestione continuativa sono essenziali per massimizzare l’impatto e preservare l’investimento fatto.
Preparazione al lancio
- Effettuare un controllo generale del sito: assicurati che
- tutti i link funzionino correttamente;
- i contenuti siano accurati e aggiornati;
- le funzionalità (es. form di contatto, registrazioni) siano testate.
- Testare l’usabilità del sito: prima del lancio, testare accuratamente il sito web su diversi browser e dispositivi per garantire che funzioni correttamente e che sia facile da usare. Se possibile, rilasciate il sito a un gruppo ristretto di utenti (es. personale interno, rappresentanti dei genitori) per ricevere feedback immediati e risolvere eventuali problemi.
- Compatibilità cross-browser e responsive: assicuratevi che il sito funzioni correttamente su Chrome, Firefox, Safari ed Edge. Testate il sito su vari dispositivi mobili per garantire un’esperienza uniforme.
- SEO e indicizzazione: create e inviate la sitemap a Google Search Console per far sì che il motore di ricerca comprenda la nuova struttura del sito. Verificate che tutte le pagine importanti siano correttamente indicizzate e che non ci siano errori 404. Dove opportuno create i redirect 301 a contenuti importanti che hanno cambiato url dal sito vecchio a quello nuovo.
Aggiornamento dei contenuti
- Aggiornamento e revisione continua: aggiornate regolarmente il sito web con nuovi contenuti, immagini e informazioni per mantenerlo fresco e pertinente. Ricordate di aggiornare la sezione eventi, le date di iscrizione e, in generale, tutte le informazioni pratiche.
- Revisione semestrale e annuale: verificate almeno una volta all’anno che tutte le informazioni siano ancora valide e aggiornate.
Analisi continua e miglioramento
- Analisi periodiche: installate tool di monitoraggio dei dati di navigazione (tenendo conto Privacy e Cookie Policy) e analizzate mensilmente i dati di traffico, le conversioni e il comportamento degli utenti per identificare opportunità di miglioramento.
- Ottimizzazioni incrementali: implementate modifiche minori e costanti per mantenere il sito aggiornato senza necessità di un redesign completo.
- Manutenzione tecnica regolare: mantenete aggiornati CMS, plugin e temi per evitare vulnerabilità di sicurezza. Esegui backup regolari per prevenire la perdita di dati in caso di problemi.
Il redesign del sito web scolastico è un progetto importante che richiede tempo, impegno e risorse. Confrontarvi con professionisti esperti e competenti vi permette di evitare molti problemi e risparmiare tempo e fatica.
State pensando di rifare il vostro sito? Potete leggete quello che possiamo fare per voi e contattarci! Ci prenderemo cura del vostro sito dalla consulenza alla realizzazione.
