Ritorno agli Open Day in presenza? Sì, ma non solo: continuare una programmazione di Open Day in streaming nelle scuole è utile e strategico.
Le scuole ormai sono pronte a tutto: ad organizzarsi con distanziamenti e igienizzanti ma anche ad accendere webcam e comunicare a distanza. Ed è un bene. Sfruttare i mezzi digitali e, in particolare, potenziare la presenza online è fondamentale per qualsiasi realtà che voglia arrivare a farsi conoscere dal più vasto pubblico possibile.
Tante scuole infatti, a fianco della programmazione degli Open Day classici, in presenza, hanno deciso di continuare in modo strategico la programmazione di alcuni eventi online per specifiche fasi del processo di ammissione.
Il tema è caldo, e c’è sempre qualcosa di nuovo da imparare. Per questo abbiamo raccolto le domande più interessanti che la nostra community ci ha rivolto – specialmente durante i webinar di formazione del nostro progetto COMUNICARE LA SCUOLA – e riportato qui i consigli per continuare a migliorare le proprie competenze digitali.
In questo articolo sciogliamo alcuni dubbi che riguardano la gestione di eventi on line, come ad esempio gli Open Day in streaming, e approfondiamo l’argomento delle piattaforme come Google Meet e StreamYard (qui trovi una guida per aiutarti a scegliere quella migliore per la tua scuola). Le risposte sono di Andrea Bonomi, il nostro esperto di eventi, che da tempo aiuta le scuole ad organizzare Open Day sia in presenza sia online.
Quali sono le piattaforme migliori per un Open Day in streaming?
Noi utilizziamo StreamYard, e la consigliamo sempre. È una piattaforma che sta spopolando, specialmente dopo il lockdown. Un’alternativa a StreamYard è BeLive. StreamYard ha una versione gratuita (che obbliga ad andare in diretta con il logo di StreamYard, senza poter mettere il vostro) e una versione a pagamento che costa circa una ventina di euro al mese. Il mio consiglio è comprarlo per i mesi in cui fate gli streaming e poi disdire l’abbonamento.
La diretta in streaming presuppone competenze che onestamente non credo sia semplice maturare senza una adeguata preparazione. Un Open Day in modalità asincrona non è più sicuro?
Qualche competenza bisogna averla. Da un lato, la modalità asincrona può apparire più sicura per voi perchè potete correggere gli errori. Proviamo però ad immedesimarci nei partecipanti: per loro è meglio vedere docenti, studenti, ex studenti, presidi durante una live e quindi a loro disposizione o che ci sia un video? Il messaggio “stiamo dedicando del tempo per voi” è un valore apprezzato dai partecipanti. Tutto l’apparato Open Day deve essere pensato in funzione del partecipante. Sicuramente, lo stesso evento in streaming può essere registrato e visto anche in un secondo momento, ma come servizio in più.
Spesso ci chiedono anche se non sia più facile fare delle riprese, montare il video e poi scegliere di far vedere quello al posto della diretta. In primo luogo, realizzare un video può occupare molto tempo, rischiando di portare a casa un risultato poco professionale. Bisogna riflettere sulle competenze interne che si hanno e fare delle scelte di conseguenza.
Quale strumenti consigliate per fare le riprese in diretta?
Non serve dell’attrezzatura particolare. Si possono di certo usare videocamere professionali collegate al computer, ma spesso si usano semplici webcam esterne da attaccare al monitor o da posizionare su un treppiedi. Può comunque andare bene anche la webcam di un portatile qualsiasi: tendenzialmente ha una qualità inferiore, ma sufficiente. L’importante è stare sempre attenti all’inquadratura e al vostro set. Se avete la possibilità di usare un microfono professionale può essere meglio, ma non è fondamentale.
È complesso fare registrare i partecipanti a un evento online?
No. Si usano delle piattaforme specifiche. Ad esempio, noi abbiamo messo l’evento su Eventbrite. Per registrarsi, le persone hanno dovuto inserire Nome, Cognome, Mail e Telefono. Finite le iscrizioni, abbiamo esportato questi dati su un file che ci è servito per avvisare via mail e telefono i partecipanti, mandando loro il link dell’evento e i remind.
Le piattaforme gratuite come StreamYard hanno limitazioni come numero di partecipanti?
In StreamYard è limitato il numero dei relatori che potete invitare dentro la piattaforma di gestione della live, ovvero chi parlerà durante l’Open Day in streaming, ma gli spettatori possono essere illimitati, non ci sono limiti potenzialmente.
Va bene la piattaforma G suite o Microsoft Teams per trasmettere in streaming?
Google Meet di GSuite (o altri programmi come Zoom o Teams di Microsoft) sono programmi per videoconferenze, non per fare streaming. Una videoconferenza è più simile a una riunione, un momento in cui tutti i partecipanti sono allo stesso livello (tutti hanno la possibilità di interagire e personalizzare la propria esperienza ad esempio scegliendo se vedere la griglia di tutti i partecipanti, oppure solo chi parla a schermo intero; vedere o non vedere le slide, eccetera).
Un Open Day in streaming, invece, è un vero e proprio evento in cui è ottimale che tutti i partecipanti vedano la stessa cosa, senza oltretutto le scomodità di avere webcam degli altri partecipanti a lato, sebbene si possano disattivare.
StreamYard o BeLive sono dei software per condurre degli eventi in streaming in cui hai la possibilità di decidere tu quello che gli altri partecipanti vedono: ti permettono di gestire una regia (e quindi, ad esempio, di decidere se far parlare un relatore a tutto schermo, oppure due speaker uno di fianco all’altro, se a loro affiancare le slide, se metterle grandi o piccole, eccetera).
Perchè è meglio StreamYard rispetto alla diretta di FB?
StreamYard non è equiparabile a Facebook perchè ha una funzione diversa. Si utilizza StreamYard per gestire una diretta (posso fare cambi di inquadratura, padroneggiare slide, inserire countdown, mettere dei messaggi in sovraimpressione, un po’ come se stessi gestendo un programma in televisione). StreamYard deve poi essere collegato a una piattaforma su cui trasmettere l’evento, come ad esempio Facebook o anche YouTube.
Quanto tempo ci vuole per imparare a usare StreamYard o un altro programma? E per preparare un Open Day in streaming?
Si può imparare a usare StreamYard in 2-3 ore. Per organizzare un Open Day, invece, ci vuole più tempo: per prima cosa bisogna pensare a cosa dire (calcola almeno un pomeriggio di confronto, meglio se organizzato in team e con un brainstorming); poi si può passare alla definizione del discorso, e poi delle slide (per cui bisogna calcolare almeno due giornate). Idealmente, bisogna anche tenere conto del tempo che serve per imparare bene il proprio discorso. Poi bisogna fare le prove, almeno un paio. Oltre agli speaker, anche il regista deve essere presente durante le prove per conoscere a sua volta il discorso dei relatori, provarlo con le slide, e provare le inquadrature. Potresti calcolare quindi una settimana di lavoro, distribuita su più persone. Visto che probabilmente dovrete organizzarvi con altri impegni lavorativi, consiglio di cominciare a prepararvi un mesetto prima: in questo modo sarete sicuri di gestire tutto con tranquillità e senza non lasciare nulla all’improvvisazione. Questo è ciò che fa la differenza.
OBS può essere una valida opzione per gestire più flussi su diversi canali?
Può essere una soluzione. Noi lo abbiamo scartato perchè il nostro primo criterio di scelta è che il software deve essere molto semplice da utilizzare. OBS è un po’ più complicato rispetto ad altri che abbiamo citato. Se sai già usarlo va benissimo, anzi è meglio perché ha un sacco di features aggiuntive. Ma per chi è alle prime armi consigliamo programmi come Stremyard perché si imparano molto più velocemente.
FOCUS sulla piattafroma StreamYard
Cosa cambia tra la versione free di StreamYard e quella a pagamento?
Nella versione a pagamento si può: togliere il logo di StreamYard, inserire nello streaming fino a 10 persone (nella free sono massimo 6), andare in streaming su 5 piattaforme contemporaneamente (altrimenti sono 2), personalizzare i colori per i banner. A mio parere, per iniziare, si può provare e usare la versione gratuita.
StreamYard in versione gratuita ha limitazione nel numero di persone collegate coinvolte. Può essere un problema?
Secondo me no. Nella versione gratuita possiamo coinvolgere fino a 6 persone dello staff di un Open Day. Uno può essere il presentatore, uno il regista, e poi avrete ancora 4 posti liberi da dedicare ai relatori. Direi che possono bastare. L’ideale è far parlare i relatori per 7-10 minuti a testa. Avendo la possibilità di invitarne 3 o 4 diversi si arriverebbe a una durata complessiva di 30/40 minuti, ovvero proprio la durata che secondo noi un Open Day in streaming dovrebbe avere.
StreamYard deve essere usato su YouTube?
Non per forza. YouTube è molto valido perché è un canale molto stabile. Possono essere usati anche altri canali, come ad esempio Facebook, Linkedin o Twitch.
È possibile su StreamYard inserire uno sfondo nel set come ad esempio con Meet?
Sì è possibile. Secondo me però è sempre meglio non avere uno sfondo finto: comunica sempre un po’ una sensazione di artefatto. Cercherei di essere il più genuino possibile e lo sfondo virtuale se ci pensi va un po’ in contrapposizione con questo principio. Il consiglio è andare a scuola e avere come sfondo i vostri spazi. Se invece proprio non potete, cercate almeno di costruire dietro la vostra telecamera un set carino, senza letti o pentole come sfondo. Meglio piuttosto uno sfondo bianco o neutro.
Si può collegare StreamYard al sito della scuola?
Si può fare ma diventa molto complesso ed è difficile poter gestire un chat e quindi interagire coi partecipanti. Consiglio di creare almeno una pagina di YouTube, che è un processo molto veloce, per utilizzarla per le dirette.
Con la serie di webinar “Comunicare la Scuola” Education Marketing Italia propone degli incontri in live streaming dedicati a chi lavora nelle scuole e nelle università per approfondire le tematiche del marketing e della comunicazione. I webinar sono sempre gratuiti, hanno un approccio molto pratico e vogliono fornire metodologie e strumenti per avere da subito uno sguardo nuovo verso i temi trattati e risultati tangibili.
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