Dopo aver parlato di chi è opportuno faccia l’open day, soffermiamoci brevemente su dove tenere un’iniziativa di questo tipo: se vi è la possibilità di far un sopralluogo della scuola, dei laboratori, delle aule, della biblioteca e quant’altro, è un’ottima cosa. Questo però è da tenere in considerazione solo se si ha a disposizione una struttura di valore: nel momento in cui gli spazi lasciano a desiderare per qualsivoglia motivo, non fornite alla platea la possibilità di vedere un aspetto potenzialmente negativo della scuola. Sotto questo punto di vista è meglio lasciare il dubbio al partecipante di una struttura non all’avanguardia che dargliene la certezza. Piuttosto concentratevi su un aspetto che tutti coloro che organizzano un open day devono tenere in serio conto: un’esperienza è bella (e persuasiva) tanto più è coinvolgente.
Come è quindi possibile coinvolgere il partecipante ad un’attività esperienziale nell’open day?
Se trovate (ed è solo questione di mettersi di impegno a pensarci) uno spazio temporale durante l’evento che possa far toccare con mano la professione o disciplina che si insegna, quello è il momento che più si ricorderanno i partecipanti una volta tornati a casa. Quel momento è il cuore dell’open day, quello che fa sì che il vostro si distingua in modo evidente da tutti gli altri.
Rispetto alle tempistiche invece, cercate di non organizzare un open day che sia troppo lungo per evidenti motivi: i partecipanti dopo un po’ si annoiano, e questo è l’ultima cosa che voi volete anzi, tutto l’evento deve viaggiare a ritmi spediti e che mantenga alta la concentrazione della platea.
Troppe volte ho assistito a open day lunghi 3 ore o più, e vi lascio immaginare le facce dei ragazzi al termine della giornata orientativa. Tenetelo presente e piuttosto organizzate una sorta di tavola rotonda al termine dell’open day durante la quale si dà l’opportunità ai partecipanti di fare domande, anche in modo più riservato, a chi li ha accompagnati durante l’evento (e quindi insegnanti, studenti, ecc).
Adesso, prima di concludere, parliamo brevemente di quando organizzare l’open day e che possibilità dare agli interessati affinché si possano iscrivere. Partiamo dal primo aspetto.
Un open day non è uguale se tenuto un giorno (o una determinata ora) della settimana rispetto ad un altro giorno (o ad un’altra ora). Analizzate i vostri competitor e scegliete date che non si sovrappongano totalmente alle loro, in modo da dare ai partecipanti la possibilità di non dover scegliere se venire al vostro open day o a quello del competitor, semplicemente per il fatto che alcuni di loro sceglieranno l’altro open day e vi ritroverete a dover “lottare“ per guadagnarvi un partecipante. Un altro aspetto che dovete tenere a mente quando calendarizzate le date sono gli impegni che i partecipanti hanno: non scegliete le date che sono a voi più comode, ma quelle che sono più comode ai partecipanti. A questo riguardo, se la vostra disciplina attira studenti che sono interessati anche a delle facoltà universitarie che contemplano test di ingresso, scegliete in base a quello. Ovviamente non è utile tenere un open day durante un test di ammissione che interessa ai vostri potenziali studenti, ma non è nemmeno utile tenerlo qualche giorno prima. Non scegliete date vicine agli esami di maturità, e nemmeno un periodo che possa essere usato per i ragazzi per andare in vacanza, perché il rischio è che gli studenti, pur di non rinunciare al meritato riposo, non vengano all’evento che avete organizzato.
Infine, sappiate gestire bene la comunicazione relativa all’iscrizione ad un open day. Mettete le date in home page, create landing ad hoc, sviluppate form di iscrizione che facilitino il compito ai naviganti, date quindi più possibilità ai ragazzi di potersi iscrivere, senza tralasciare l’importanza del recall uno o due giorni prima dell’open day: in questo modo farete un doppio lavoro, sia di promemoria per il ragazzo che si sente chiamato a portare a termine l’impegno che si era preso, sia per quantificare il numero di partecipanti che ci sarà e quindi organizzare al meglio gli spazi.
Ci sarebbe ancora tanto da dire sugli open day, dall’importanza o meno di parlare di iscrizioni direttamente in quella giornata, e come presentarle, fino alla gestione di attori determinanti nelle fase di iscrizioni quali sono i genitori dei partecipanti, ma di questo avremo modo in futuro di poterne discutere insieme. Per ora il mio invito è: utilizzate una metodica attenta e non lasciate nulla al caso, perché da queste giornate si determina il successo della vostra scuola.
E voi avete mai organizzato degli open day o state per organizzarne? Raccontateci le vostre esperienze e i vostri dubbi!
