Quanto tempo dedichi alla scrittura di email, relazioni, piani formativi, ma anche messaggi sulle chat o post sui social? In ambito scolastico sono azioni che si ripetono spesso a cui dedichi probabilmente tanto tempo e tanto impegno. Ma nonostante la cura, a volte questi testi sembra che non funzionano come dovrebbero. Intendersi può essere davvero difficile. Come mai?
Comunicare è un bisogno dell’essere umano, imparare a farlo è spontaneo. Cresciamo e piano piano riusciamo ad esprimerci con sempre più accuratezza, padroneggiando diversi mezzi e adattando il nostro linguaggio in diversi contesti in modo spontaneo. Tuttavia è difficile, laborioso, a volte frustrante comunicare e farsi capire.
Succede spesso che un testo formalmente corretto, che abbiamo prodotto con serio impegno serio, professionalità e accuratezza non funzioni come vorremmo, non sia convincente, non venga degnato della attenzione che ci aspettiamo.
Se a scuola abbiamo imparato correttamente la grammatica, la sintassi, a costruire testi complessi, perchè poi a volte la nostra comunicazione efficace stenta? A cosa dobbiamo porre attenzione per esprimerci in modo davvero efficace, non sprecare tempo, risorse e raggiungere più velocemente i nostri obiettivi?
In questo articolo ci focalizziamo su 3 aspetti utili e applicabili nella maggior parte di contesti comunicativi: dallo scritto al verbale, da una mail ai colleghi professori o ad alunni e propri genitori, da un post per i social network, da una slide, a un cartellone da appendere durante un open day.
La comunicazione funziona meglio quando:
- chiarisci le tue intenzioni;
- ti metti nei panni degli altri;
- ti esprimi in modo preciso e sintetico.
Se seguirai questi consigli riuscirai a comunicare meglio, il tuo pubblico sarà più propenso ad ascoltarti, più facilmente si ricorderà di te, ma soprattutto più facilmente raggiungerai i tuoi obiettivi.
Chiarisci le tue intenzioni
Il tuo messaggio deve generare il comportamento o la reazione da te attesi. Si parte sempre da qui. Sembra banale ma il primo passo, fondamentale, è avere bene in mente il motivo per cui stiamo scrivendo, e quello che ci aspettiamo dalla lettura del nostro messaggio. Devi chiarire questo nella tua mente e puoi farlo domandandoti: cosa vorrei che i miei destinatari pensino, sappiano e facciano una volta finito di leggere?
La risposta è il messaggio principale che dovrai comunicare. Puoi esplicitarlo sinteticamente sin da subito, per poi argomentarlo nelle frasi o paragrafi successivi.
Ad esempio, possiamo farlo capire bene già nell’oggetto di una mail, all’inizio di un paragrafo di un testo o di un articolo, con un grassetto o evidenziando la frase chiave in una mail.
Evocare il contenuto chiarendo le tue intenzioni focalizzerà da subito l’attenzione del destinatario.
Rifletti sul destinatario
Per avere successo nella scrittura è necessario concentrarsi sul proprio destinatario, il lettore. Qual è il suo grado di conoscenza dell’argomento? Che livello di specificità del lessico è quindi più opportuno usare? Che sensazione vorresti suscitare? Preferiresti apparire affabile o distaccato? Amichevole o serio?
Figurare il destinatario delle nostre parole e immedesimarsi in esso, aiuta nella scelta del lessico, del tono, dei media a disposizione.
Anche questi dettagli, se ragionati in modo corretto, aiutano a porre il destinatario nella giusta predisposizione di ascolto.
Attenzione! A chi scrive capita di pensare che sia il destinatario a doversi adattare al proprio stile e che sia doveroso dalla sua parte dover sforzarsi per comprendere i propri significati e intenzioni. Può essere una scelta comunicativa comportarsi in questo modo ma che probabilmente ha un obiettivo diverso dal “voler farsi capire”.
Scrivi semplice: è pratica di buona educazione
Capita frequentemente di leggere frasi tortuose, con acronimi o tecnicismi sconosciuti al destinatario e anche inappropriati o inutili. A volte lo si fa perché si scrive per il proprio ego o per compiacere certi virtuosismi; oppure perché, come detto al paragrafo precedente, non ci si mette nei panni del destinatario; o ancora, per mancanza di adeguate competenze linguistiche.
A prescindere dalle cause, una sintassi poco lineare o errata porta spesso a fraintendimenti o dubbi sul significato intenzionale affaticando e rallentando la comunicazione generale.
In tutti questi casi, infatti, si crea una scomodità, un disagio a chi legge perché stiamo rendendo il suo compito di comprensione del nostro messaggio più difficile. Per questo motivo, nei contesti sia formali, sia informali, è opportuno togliere quanti più ostacoli linguistici troviamo.
Possiamo cominciare a farlo tenendo a mente questi concetti:
- Scrivere in modo diretto e lineare
- Scrivere in modo chiaro e comprensibile
Scrivere in modo diretto e lineare
Focalizziamo qualche esempio riflettendo sull’uso della sintassi:
- usare il passivo solo se serve;
- fare attenzione alle doppie negazioni;
- evitare periodi troppo lunghi o troppo densi di informazione;
- evitare intrecci di frasi subordinate inutili per rendere i periodi più fluidi.
Scrivere in modo chiaro e comprensibile
Focalizziamo qualche esempio riflettendo sull’uso del lessico:
- scegliere parole concrete, vivide precise;
- evitare paroloni astratti;
- spiegare subito le parole difficili;
- eliminare le parole superflue e l’eccesso di aggettivi;
- evitare paroloni astratti;
- evitare le espressioni vaghe.
La locuzione “scrivere semplice” si usa per intendere proprio questo tipo di linguaggio. Con questo modo di esprimersi, il mittente sta implicitamente dicendo al destinatario che il suo scopo primario è metterlo a suo agio nello scambio conversazionale per far si che la comunicazione avvenga, da entrambe le parti, nel modo più efficace.
“Nel mondo digitale non siamo diventati tutti autori ed editori? Lo siamo quando scriviamo un post sui social media, la recensione di un film o di un ristorante, il commento a un editore sul sito di un giornale, i testi sul sito della nostra azienda, un’email importante, la newsletter promozionale dei nostri prodotti o le loro istruzioni d’uso… Non ci sarebbe utile una guida di stile?”
Se vuoi approfondire questi argomenti ti consiglio l’indispensabile libro di Luisa Carrada, “Guida di stile. Scrivere e riscrivere con consapevolezza” libro da cui è tratta questa citazione e uno dei miei preferiti e più apprezzati nella mia vita professionale e quotidiana.
Consiglio bonus: il tono di voce nelle comunicazioni scolastiche
Una volta che si padroneggia lo “scrivere semplice”, possiamo fare uno step ulteriore: riflettere sul tono di voce.
È raro che nelle scuole non sempre si stabilisca il tono di voce da mantenere nelle comunicazioni. Senza esplicite indicazioni, chi lavora nelle segreterie o nell’amministrazione, tende spesso a mantenere un tono genericamente formalmente cordiale, autorevole, distaccato. Tuttavia, il nostro consiglio, maturato grazie alla nostra esperienza, è fare un passo in più. Oggi le scuole possono spingersi oltre e cercare di attivare uno stile di comunicazione e un tono di voce meno impersonale, più empatico, soprattutto quando devono comunicare con i propri prospect, studenti e famiglie.
I giovani e il loro linguaggio
Ogni linguaggio ha la necessità, nel tempo, di adeguarsi ai cambiamenti socio-culturali della società. Quello della cosiddetta generazione Z è caratterizzato da un largo uso di espressioni gergali e fortemente basato sull’immagine. Purtroppo le prove Invalsi 2021 hanno anche evidenziato che il 44% degli studenti del quinto anno della scuola superiore, non possiede un livello accettabile di italiano. Ma questo è un discorso profondamente diverso, che abbiamo approfondito nell’articolo Come parla la Generazione Z?
L’importanza dei piani editoriali
Oltre alle parole, non bisogna mai dimenticarsi di vedere i progetti di comunicazione anche nella loro interezza. Un piano editoriale ben strutturato è uno strumento indispensabile per gestire in modo efficace la presenza online, fornendo una visione chiara delle strategie di contenuto e delle tempistiche da seguire. Puoi approfondire leggendo “Piano Editoriale vs Calendario Editoriale: guida e template per le scuole” per capire la differenza tra un piano editoriale e un calendario editoriale, e perché sono importanti per le scuole che vogliono comunicare efficacemente attraverso social media e blog.
