Quasi tutte le scuole e le università usano i Social Network per far conoscere le proprie iniziative e condividere informazioni utili. Possono essere utilizzati per far conoscere i servizi, per favorire le relazioni tra docenti, allievi e genitori, per aumentare la popolarità e diffondere ad un vasto pubblico (community) il proprio brand e anche, talvolta, come strumento didattico. Ma chi dovrebbe assumersi questo compito? Ogni quanto è giusto pubblicare? Su quali social? Con quali hashtag?
Per avere una comunicazione efficace non basta fare una bella fotografia a scuola e scegliere delle emoji simpatiche per il propri post. Facebook, Instagram, YouTube, Linkedin, TikTok, ciascuna piattaforma ha peculiarità in quanto a target, tipologia e tono dei contenuti, grado di formalità/informalità e reattività degli utenti.
Bisogna quindi, come prima cosa, ragionare sulla strategia: riflettere su quali risorse abbiamo a disposizione, scegliere le piattaforme in base al nostro target di riferimento. A questo punto dobbiamo tarare i contenuti: immaginare come li vorremmo creare e capire se possiamo realmente farlo, ovvero se abbiamo le competenze e le risorse interne.
La comunicazione efficace nasce dall’aver fatto una corretta analisi di tutti questi elementi e da essere riusciti a tenerli insieme in equilibrio.
Per cercare di sciogliere i vostri dubbi e aiutarvi con qualche dritta, abbiamo raccolto le domande che ci avete posto durante il webinar “Come gestire i Social Media per la Scuola” e riportato tutte le risposte di Valeria Alinei, collaboratrice di Education Marketing Italia, esperta di social media e autrice del libro Education Marketing: strategie e strumenti per comunicare il valore nel mondo dell’istruzione.
Quanto tempo richiede la cura dei social per la scuola?
La risposta retorica è: quanto più tempo possibile. Per darvi un’idea, io dedico a ciascun progetto che seguo dalle 4 alle 6 ore a settimana.
Se abbiamo difficoltà di tempo da poter dedicare, il mio consiglio è non imporsi di pubblicare tutti i giorni perchè si rischia di farlo male. Possono bastare due post a settimana ma fatti bene cercando in questo modo di ottimizzare le risorse limitate.
Si può organizzare il proprio lavoro prefiggendosi l’obiettivo di fare – ad esempio – una volta al mese un po’ di foto da poter utilizzare poi per alcune settimane in modo da non lavorare sull’urgenza. Invece, quando ci sono eventi o situazioni particolari che vanno raccontate in presenza o con più cura di dettagli, bisognerà mettere in considerazione del tempo extra.
Quali social media utilizzare per una scuola superiore?
Nel caso di scuole superiori ci stiamo rivolgendo a ragazzi under 18 e quindi suggerisco di iniziare a utilizzare Instagram in modo efficace come piattaforma istituzionale. Teniamo comunque conto che sono ragazzi che usano ancora di più TikTok (potrebbe essere una piattaforma da sperimentare, magari proprio coinvolgendo i ragazzi nella creazione di contenuti, guidati da un docente) e spesso anche Facebook. Potete quindi decidere quale piattaforma usare a seconda dell’obiettivo comunicativo e delle vostre risorse interne.
La mia scuola possiede più canali social. Consigli di postare gli stessi contenuti su tutti?
Questo è l’eterno dilemma di un social media manager! Bisognerebbe cercare di creare contenuti diversi o, quanto meno, di declinare lo stesso argomento in diverso modo a seconda della piattaforma. Mi spiego: su Facebook funzionano meglio i video superiori ai 3 minuti, su Instagram quelli inferiori a 1 minuto. Quindi possiamo fare due versioni dello stesso video, tagliando da quello più lungo una clip più breve per Instagram!
Invece, se il contenuto è una news importante istituzionale le piattaforme più appropriate sono Facebook e Linkedin, non Instagram.
A chi devono essere intestati gli account?
Le piattaforme sono diverse tra loro. Facebook o Linkedin hanno la possibilità di stabilire un utente amministratore che spesso coincide con l’amministratore scolastico (questo perchè ha una responsabilità legale rispetto alla comunicazione). Si possono poi creare diverse tipologie di utenti come ad esempio l’utente editor che può accedere per gestire e creare post.
Chi è la figura che cura generalmente i social in un Istituto e si occupa della gestione?
Dipende, l’ho visto fare a chiunque. Molto spesso c’è qualche docente o dirigente scolstico più incline all’uso della comunicazione digitale e abituato a fare le fotografie che viene delegato all’ambito social. Nell’ultima scuola per cui ho lavorato, la dirigente scolastica era la persona che gestiva i social (anche se dopo qualche tempo si è resa conto di non riuscire a incastrare anche questo impegno nella sua agenda). Non c’è una norma per adesso.
Generalmente sconsiglio che siano i docenti o il dirigente scolastico a curare i social media, come invece spesso accade, proprio per evitare che sia un’attività da fare nei ritagli di tempo e quindi senza quella cura necessaria.
Qualcuno sta provando ad assumere un social media manager, una persona esterna. Altri hanno deciso di formare una figura interna dedicata. Sono entrambe soluzioni che permettono di avere qualcuno che si occupi in modo dedicato e professionale alla comunicazione web e social.
Come si fa a scegliere le rubriche per le proprie pagine social?
Dobbiamo cercare di riflettere quelle che possono essere le cose interessanti per la nostra scuola, i nostri punti di forza, e lì andiamo a raccontarci il più possibile. Una tematica può essere i consigli. Oppure, se abbiamo docenti che hanno voglia di condividere informazioni, possiamo creare per loro una rubrica all’interno della quale creare contenuti. Lascio questo articolo che ho scritto con 7 idee da implementare per costruire un piano editoriale.
Come si costruisce un piano editoriale?
Un piano editoriale è un documento strategico che definisce la visione, gli obiettivi e le linee guida per la creazione e la distribuzione dei contenuti online. Serve come bussola per orientare l’attività di comunicazione su social media e blog. Un piano editoriale ben progettato aiuta a mantenere una presenza coerente online, assicurando che i messaggi siano in linea con l’identità e i valori della scuola. Fornisce una panoramica dei temi, degli argomenti, dei formati e delle piattaforme da utilizzare, consentendo di pianificare in anticipo e risparmiare tempo nella gestione delle attività di comunicazione.
Leggi: Piano Editoriale VS Calendario Editoriale: guida e template per le scuole
Ogni piattaforma ha le sue peculiarità, per cui è importante definire al meglio il target di riferimento e l’utilizzo che si vuole fare di un particolare social network: ad esempio, se vuoi approfondire il possibile uso di TikTok per una realtà scolastica, leggi il nostro articolo Cos’è e come funziona TikTok: impariamo a conoscere (senza pregiudizi) il social diventato fenomeno generazionale.
Su Instagram abbiamo la rubrica dei consigli letterari da parte dei prof e funziona molto. Cosa ne pensate?
Molto interessante! I contenuti che creano maggior engagement sono quelli che riguardano le persone (docenti, studenti) e le rubriche perchè sono contenuti che sicuramente creano maggior empatia. Oltretutto, succede spesso che in questo tipo di post vengono taggate le persone interessate: esse stesse o la cerchia di amici può contribuire con like e condivisioni al successo del post. Questo è interessante non come meccanismo fine a sé stesso ma perchè in questo modo allarghiamo la nostra visibilità e quindi aumentiamo la possibilità di trovare nuove persone interessate alla nostra realtà scolastica.
Quando si pubblica sui social un’attività didattica costruita anche grazie allo spunto di altri post basta indicare “prese dal web”?
Non c’è una regola particolare se non quella relativa al copyright. Se proprio stiamo utilizzando del materiale altrui, penso che sia molto corretto specificare la fonte. “Prese dal web” sembra un modo generico di dire “Mi è capitata, l’ho vista, ma non ricordo esattamente da dove l’ho presa”. Se si riesce a risalire esattamente a chi ha avuto quell’idea originariamente sarebbe ottimale esplicitarlo, e magari taggare proprio sul social la fonte: potrebbe crearsi un’interazione interessante.
Cosa consigliate per gli hashtag #, come usarli?
Anche in questo caso, non c’è una regola che valga trasversalmente per tutte le piattaforme. Il mio consiglio è di utilizzarli innanzitutto per far capire quali sono le parole chiave, di che cosa si sta parlando all’interno di quel post.
Ci sono molti siti che suggeriscono i migliori da usare rispetto a un certo argomento (come ad esempio “Best Hashtag”).
Per quanto riguarda Instagram, il mio consiglio è selezionare una decina di hashtag e usarli dividendoli a seconda della popolarità in modo che nel vostro un post ci siano: un paio di hashtag più popolari; degli hashtag medi, che vadano a ricalcare l’argomento generico (possiamo parlare di scuola, della vostra regione, o della città, per contestualizzare a cosa stiamo facendo riferimento); poi andare ancora più nello specifico e parlare di didattica o DAD. Questo metodo serve più che altro alla piattaforma social per capire di cosa stiamo parlando in modo che venga proposto nei feed delle persone in modo più efficace.
Sono utili gli hashtag anche su Linkedin: selezioniamone 3 o 4 che diano l’idea chiave del contenuti.
Sconsiglio invece totalmente l’utilizzo di hashtag #instagram #likeforlike che tendono a richiamare principalmente account fake che utilizzano bot per generare interazioni di massa fittizie.
Ci sono orari strategici per pubblicare i post e avere più visibilità?
Possiamo dire di sì. Sono la risultante di quando ciascuno di noi ha la possibilità di stare al cellulare: normalmente l’orario di pranzo e pausa pranzo, e gli orari serali post lavoro sono chiaramente quelli con maggiore interazione perché le persone hanno del tempo libero e la possibilità di stare sui social. Ogni piattaforma – nella propria sezione “Insight” o “Statistiche” – mostra poi esattamente i nostri utenti, i nostri follower, in che momento sono più attivi.
È opportuno cambiare spesso l’immagine del profilo social?
Secondo me assolutamente no. Per me l’immagine profilo corrisponde al logo della scuola perché deve essere facilmente riconoscibile: vedo in homepage un post e subito, dall’immagine profilo, associo la scuola. Può essere carino un paio di volte all’anno fare delle versioni un po’ diverse come – ad esempio – nel periodo delle festività invernali mettere al logo il cappellino di Babbo Natale.
Altro discorso vale, invece, per l’immagine di copertina: quella può essere variata un po’ più spesso, magari una volta al mese. Si può scegliere di dedicare la copertina a qualcosa in particolare (un’attività, un evento) o scegliere una sorta di cover story del mese, come se fosse la copertina di un magazine.
FOCUS FACEBOOK
Ogni quanto consigli di fare i post su Facebook?
I social in linea generale funzionano meglio quanto più frequente è la pubblicazione. Uno a settimana è un po’ poco, magari uno al giorno è un po’ troppo impegnativo quando non si hanno tante risorse. Io suggerisco 3 o 4 post a settimana. Si cerca così di coprire vari argomenti: uno sui docenti, uno sugli studenti, uno sull’orientamento, uno su un evento o qualcosa della didattica, un progetto. È importante cercare di variare i contenuti nell’arco della settimana e fare una pianificazione.
Dipende anche da quanto gli utenti sono attivi. Io gestisco pagine dove con un post alla settimana si riesce a raggiungere un grosso pubblico perchè magari c’è una community di base molto attiva, magari delle pagine più dormienti invece hanno bisogno di nurturing, e quindi di coccolare e nutrire un po’ più frequentemente il pubblico con i post.
È meglio creare una Pagina o un Gruppo su Facebook?
Io sono per entrambi: hanno due funzionalità completamente diverse.
Il gruppo è più efficace in termini di visualizzazione rispetto ai membri, per come è impostato in questo momento Facebook. Se vuoi pubblicare dei contenuti per parlare solo alle persone già interne allora il gruppo è utilissimo. Sono molto efficaci i gruppi con gli studenti: se ho una notizia che riguarda una chiusura scolastica, sicuramente quella interessa solo le persone interne già alla scuola, e quindi può essere utile avere il gruppo Facebook.
La pagina deve essere utilizzata invece per comunicare verso l’esterno, ad esempio, con informazioni di tipo istituzionale, ma anche per comunicare verso chi non ancora fa parte del mio pubblico e quindi provare così a raggiungere nuovi potenziali studenti.
Come gestire commenti e critiche negative ai post sui vari social?
Questa è una delle tematiche più difficili per un social media manager e molto dipende anche dalla personalità della persona che occupa questo ruolo. Io, ad esempio, tendo ad essere una persona molto diplomatica e questo traspare nelle risposte che do.
Rispondere subito a un commento negativo può evitare che ci siano altri commenti che ricalchino il primo e scongiura il rischio di sfociare in un litigio. Penso sia giusto cercare di rispondere sempre in modo costruttivo ai commenti negativi o alle critiche con risposte come ad esempio: “Grazie, prendiamo in considerazione quello che hai scritto e proveremo a ragionarci”. Sono risposte standard ma evitano battibecchi infiniti.
Quando ci sono delle situazioni in cui una persona ha torto perché ha affermato una cosa non corretta a livello informativo è giusto e importante chiarire magari cominciando la frase con: “Ci teniamo a precisare che…”.
Quando invece i commenti negativi sono fini a sé stessi e finiscono di offendere qualcuno, è giusto stabilire una soglia limite di tolleranza: io, per esempio, elimino i commenti che reputo offensivi e, se l’utente è recidivo in questi comportamenti, valuto di bloccarlo (cosa che suggerisco di fare solamente nei casi limite in cui si sfocia nell’offesa e nella cattiveria gratuita). Ma si spera che questo sia un argomento lontano dalle scuole.
Come conviene gestire la questione privacy e trattamento dati quando si intende coinvolgere gli studenti sulle piattaforme?
La questione privacy è sempre molto delicata. Bisogna sempre raccogliere delle liberatorie: si fanno firmare dallo studente (o dal genitore se lo studente è minorenne), che autorizza la scuola o l’università a scattare e pubblicare fotografie che raffigurano gli studenti. A me è capitato che un bambino all’interno di una classe non avesse la liberatoria: quando si faceva qualche fotografia, una collaboratrice scolastica portava il bambino da qualche parte con una scusa. Può essere spiacevole ma è importante che legalmente sia tutto corretto e, chiaramente, rispettare la volontà espressa dai genitori o dallo studente stesso.
C’è violazione, senza liberatoria, fotografando di spalle gli studenti o le mani mentre dipingono?
No, che io sappia. Ma chiedete per sicurezza a un legale.
Il volto non deve essere riconoscibile perché è questa la chiave per definire l’identità di una persona. Le mani sicuramente non sono un elemento di riconoscibilità, ad esempio, così come le spalle.
Normalmente, quello che determina la violazione della privacy è il viso. Per questo molto spesso si vedono le foto dei bambini con un disegno o un emoji che copre e nasconde il volto; oppure capita di vedere il volto pixelato: può piacere o non può piacere ma è un escamotage perché in questo modo il volto non è più riconoscibile.
Con la serie di webinar “Comunicare la Scuola” Education Marketing Italia propone degli incontri in live streaming dedicati a chi lavora nelle scuole e nelle università per approfondire le tematiche del marketing e della comunicazione. I webinar sono sempre gratuiti, hanno un approccio molto pratico e vogliono fornire metodologie e strumenti per avere da subito uno sguardo nuovo verso i temi trattati e risultati tangibili.
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