Nell’organizzare un open day, una parte importante della promozione dell’evento è sicuramente la comunicazione attraverso tutti i canali dell’istituto. In articoli passati, vi abbiamo parlato in generale di come utilizzare al meglio le varie piattaforme social – Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, Whatsapp, TikTok, Pinterest: vi abbiamo dato 7 consigli per gestire i social media di una scuola, suggerito 7 idee da implementare nel vostro piano editoriale e presentato 7 strumenti per la creazione e gestione di contenuti per la comunicazione scolastica.
Oggi, invece, scendiamo nel dettaglio e parliamo di comunicazione in ambito Open Day: le piattaforme social, in questo caso, possono essere grandi alleate per la promozione del nostro evento, al pari del sito web scolastico e della comunicazione offline svolta sul territorio. Chiaramente, è necessario che i social network scolastici siano già attivi e che ci sia un piano editoriale strutturato ed efficace per poter ottenere il meglio dai nostri contenuti legati all’open day.
Dunque, ecco 7 idee per supportare con i social il vostro open day.
L’importanza di un form di registrazione
Ogni volta che affrontiamo l’argomento open day, sottolineiamo l’importanza di far registrare coloro che desiderano partecipare: questo ci dà la possibilità di ottenere informazioni utili e poter avere un canale diretto di comunicazione con lo studente/genitore, per poter fornire un promemoria dell’evento e fornire dettagli utili – oltre che per poter poi svolgere un follow-up successivo.
Per questo motivo, anche sui social è importante allegare, ad ogni post sul tema, un link che permetta agli utenti di effettuare la registrazione.
Digital advertising sul territorio
Altra funzionalità importante da utilizzare nel caso degli open day è il digital advertising, di cui vi abbiamo parlato in modo approfondito in questo articolo. Supponiamo, infatti, di aver creato le nostre belle grafiche con tutte le info importanti (e ricordiamoci di non inserire in grafica troppi testi, solo le info essenziali!) e di aver preparato il nostro copy con data, appuntamento, luogo e corsi presentati, con tanto di link per la registrazione.
A questo punto, la speranza è che questi post abbiano la maggior copertura possibile, cioè che raggiungano il maggior numero di persone: per “spingere” il post, possiamo pensare di investire in pubblicità a pagamento (social ads), attraverso la quale le persone che individuiamo essere in target (ad esempio, genitori con figli dell’età dei nostri studenti che abitino nella nostra città) potrebbero visualizzare il post e valutare di partecipare e, magari, di seguire la pagina della scuola.
Il mondo della pubblicità digitale non è facile da approcciare: è un settore piuttosto tecnico, pieno di numeri, termini specifici e acronomi tra i quali è facile perdersi. Leggi il nostro articolo in cui puoi trovare le risposte alle domande più frequenti che ci vengono poste: Digital ADS per la scuola: le risposte alle domande più comuni.
Stories e contenuti estemporanei
Arrivato il giorno dell’open day, facciamo in modo di esser pronti per documentare “in diretta” i momenti salienti: sfruttiamo le stories di Instagram e Facebook per questa finalità, per raccontare la giornata, taggando i relatori, i docenti o gli studenti che compaiono all’interno delle foto o dei video che pubblichiamo. Questi contenuti hanno una durata di 24 ore – poi spariscono – e sono per questo perfetti per documentare una particolare giornata, in modo estemporaneo: potrebbero addirittura essere un promemoria per qualcuno che ha dimenticato l’evento e potrebbe all’ultimo minuto pensare di raggiungerci!
Realizziamo un video della presentazione
Una buona idea – se durante il nostro open day è prevista una presentazione – è filmare questo momento, in modo da avere a disposizione un video (attraverso, ad esempio, la pubblicazione su YouTube) che possa essere utilizzato per fornire un supporto alle persone che hanno partecipato, dando loro la possibilità di rivedere alcuni momenti o di condividere le informazioni con un altro membro della famiglia. Il video sarà molto utile anche per ricontattare chi ha effettuato la registrazione all’open day – dimostrando così interesse – ma non ha poi potuto prender parte all’evento.
Una volta pubblicato quindi questo video, possiamo pensare di inviare poi il link a tutte le persone di cui abbiamo preso i contatti, magari insieme a un questionario per ricevere feedback.
Coinvolgiamo docenti e studenti online (ed offline)
Nel parlare di open day – e nel comunicarli sui social – non dimentichiamo di dare la parola a studenti e docenti che possono fornire agli interessati punti di vista e argomenti in linea con le loro domande, risolvendo dubbi e dando un feedback sulla propria esperienza. Un genitore che deve iscrivere il proprio bimbo a scuola avrà desiderio di conoscere le maestre, e aver avuto modo di ascoltarne le parole in precedenza può magari essere un elemento che convince ulteriormente a prender parte all’open day – così come per uno studente più grande, ascoltare un coetaneo che racconta la sua esperienza a scuola può essere altamente convincente.
È chiaro che è importante qui selezionare con cura le persone da coinvolgere in queste attività – tanto per quelle online come per quelle dal vivo ill giorno dell’open day -, in modo che siano rappresentative per il nostro istituto e incarnino i valori che vogliamo diffondere.
Fotogallery e/o videoracconto dell’open day
Non dimentichiamo poi che l’open day non si conclude nel giorno dell’evento: nei giorni successivi, è importante prevedere attività di follow-up e raccolta feedback. Sui social, quello che possiamo fare è raccontare la giornata attraverso una fotogallery (che può essere un buon modo di richiamare le persone che hanno preso parte all’evento perchè inizino a seguirci sulle pagine social) o addirittura con un video-riepilogo che catturi i momenti salienti!
Create un piano editoriale per l’open day e ricordate il SAVE THE DATE
Con tutte queste idee e una volta stabilita la data (o le date) del vostro evento scolastico, è utile costruirvi attorno un piano editoriale ad hoc – utilizzando proprio una griglia con un calendario.
Partiamo proprio da un Save the Date che sia utile a comunicare la data prescelta, creando magari anche un evento su Facebook! Utilizziamo i nostri vari canali social per pubblicare post che raccontino le attività previste, i docenti coinvolti e – magari – anche per far parlare studenti ed ex-studenti della loro esperienza. Facciamo, perchè no, un countdown che ci porta alla data dell’open day, giornata che possiamo documentare con stories. Ricordiamoci, poi, di pubblicare foto e video che raccontino la giornata, che evidenzino i momenti salienti e che diano – anche a chi non ha potuto prendervi parte – la possibilità di acquisire informazioni.
Leggi: Piano Editoriale VS Calendario Editoriale: guida e template per le scuole
Con questo piano editoriale siamo pronti per promuovere al meglio il nostro open day!
Se desiderate ulteriori spunti su come utilizzare i social media per promuovere i vostri open day scolastici, vi invitiamo al nostro webinar gratuito che si terrà Mercoledì 13 ottobre, dal titolo “Come gestire i social media per la scuola – Edizione Open Day”.
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