Vi è mai capitato di dover prendere una decisione e – per farlo – di stilare una lista di pro e contro? Di punti a favore e punti a sfavore di una determinata situazione?
Ciò di cui parliamo oggi è uno strumento che ci permette di fare – in modo “leggermente” più strutturato – un ragionamento di questo tipo: si tratta della SWOT Analysis, una tecnica di analisi molto utilizzata nel campo del business e che ben si applica a qualsiasi tipo di organizzazione, per la sua flessibilità ed utilità nella pianificazione di strategie. Vedremo com’è fatta una matrice SWOT, capiremo che uso è possibile farne all’interno di una scuola e… vi aiuteremo nel preparare la vostra!
Cos’è la matrice SWOT?
Iniziamo con il dire che il nome dell’analisi SWOT altro non è che l’acronimo degli elementi che la compongono: viene infatti realizzata per valutare i punti di forza (Strengths), i punti di debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) relative ad un progetto, ad un business o ad una situazione in cui sia necessario fare delle valutazioni prima di prendere una decisione.
Gli elementi presi in considerazione vanno a formare una matrice che può esser letta da due lati.
Da una parte (suddividendo i quadranti in due righe orizzontali), possiamo suddividere gli elementi come relativi all’ambiente interno all’organizzazione (punti di forza e punti di debolezza) oppure relativi all’ambiente esterno (minacce ed opportunità): ciò che è interno dipende direttamente dall’organizzazione, può essere gestito e modificato, migliorato o sfruttato; ciò che è esterno, al contrario, non dipende in modo diretto dall’organizzazione e ha a che fare con le dinamiche di mercato, con i trend di domanda e offerta di un bene o servizio, con il quadro sociale, normativo, ambientale che circonda la nostra organizzazione. Per questo motivo, questi elementi vanno presi in considerazione, studiati, osservati, compresi, ma non potranno essere modificati con il proprio intervento.
Dall’altro lato, invece, (suddividendo i quadranti in due colonne verticali) possiamo considerare i punti di forza e le opportunità come elementi favorevoli al raggiungimento dell’obiettivo, mentre punti di debolezza e minacce rappresentano ostacoli al raggiungimento dell’obiettivo. Chiaramente, interesse dell’organizzazione sarà fare leva sugli elementi favorevoli, cercando di aggirare, migliorare o superare gli ostacoli.
Andiamo a vedere ciascuno di questi elementi per capire in che modo possiamo applicarli ad un’organizzazione scolastica.
Ricordiamoci che è utile completare questa matrice avendo in mente un obiettivo strategico principale (ad es. crescere come istituto; farsi conoscere; differenziarsi dalla concorrenza, ecc..).
I fattori che andremo ad individuare dovranno essere immaginati, appunto, in relazione a questo particolare obiettivo.
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Strenghts (Punti di forza) 💪
I “punti di forza” fanno riferimento agli elementi vantaggiosi che risiedono nell’organizzazione nel suo complesso, nelle persone che ne fanno parte, nelle competenze e risorse di cui si dispone: negli elementi, dunque, che rendono la propria organizzazione competitiva sul mercato, che la rendono appetibile nei confronti dei clienti o – nel nostro caso – degli studenti. Possiamo inserire qui tutti i fattori che riteniamo permettano alla nostra scuola di funzionare per il meglio, di raggiungere risultati, di operare con qualità ed efficienza.
Proviamo a rispondere, per la nostra scuola, a domande di questo tipo:
- Cosa offriamo?
- In cosa ci distinguiamo dagli altri istituti?
- Siamo già affermati sul nostro territorio?
- Abbiamo un programma/corso unico nel suo genere?
- Abbiamo delle risorse di qualità?
- Perchè uno studente dovrebbe scegliere noi?
- Che opportunità offriamo?
Questi elementi quindi, all’interno della nostra matrice, saranno inseriti nel riquadro “S”, che incrocia l’ambiente interno con gli elementi favorevoli al raggiungimento del nostro obiettivo.
Weaknesses (Punti di debolezza) 🤔
I “punti di debolezza” fanno ancora riferimento alla nostra organizzazione, agli elementi che sono sotto il nostro controllo diretto, ma che sono in qualche modo “dannosi”, ostacolano il nostro lavoro, ci mettono in una posizione svantaggiosa nei confronti dei competitor. Quindi elementi che – laddove possibile – vanno rimossi, migliorati, compensati o quantomeno gestiti e limitati nel loro impatto negativo.
Proviamo a rispondere – per la nostra scuola – a domande come:
- Che cosa rallenta i nostri processi decisionali?
- Cosa ci manca a livello strutturale o di risorse?
- In cosa dobbiamo migliorare?
- La nostra comunicazione verso l’esterno in cosa è carente?
- Ci sono stati episodi che hanno rovinato la nostra reputazione?
Completiamo così il riquadro “W”, che incrocia ancora l’ambiente interno ma con elementi sfavorevoli al raggiungimento del nostro obiettivo.
Opportunities (Opportunità) 💎
Passiamo ora a vedere ciò che riguarda l’ambiente esterno, a partire dagli elementi favorevoli – andando così a riempire il riquadro “O”.
Le “opportunità” sono una sorta di “vento in poppa”: elementi positivi che arrivano dall’esterno, dal territorio, dalla società, da particolari segmenti di mercato; ma anche normative favorevoli, possibilità di finanziamenti, occasioni di partnership esterne. Fattori, quindi, che non possiamo controllare direttamente ma di cui possiamo godere, su cui possiamo far leva, anche attraverso i nostri punti di forza.
Proviamo a rispondere a domande come:
- Ci sono programmi o segmenti di studenti che non abbiamo ancora considerato?
- Ci sono nuove tecnologie che potremmo adottare?
- Ci sono altri istituti con cui potremmo fare una partnership?
- Ci sono investimenti esterni in vista o cambiamenti normativi interessanti?
Threats (Minacce) ⚠️
Da ultimo, per completare la nostra matrice SWOT, andiamo a completare il riquadro “W”, quello degli elementi esterni che ostacolano il raggiungimento del nostro obiettivo: le “minacce”.
Fattori socio-economici, politici, ambientali e demografici che possono configurarsi come potenziali pericoli, che possono metterci “i bastoni fra le ruote”. Non si può semplicemente ignorare un ostacolo: questo va osservato, studiato ed interpretato; va trovata una strada per aggirarlo, rimuoverlo o fare in modo – almeno – che faccia il minor danno possibile alla nostra organizzazione.
Proviamo a chiederci:
- Quali sono i nostri principali concorrenti?
- Il trend demografico è in decremento?
- Ci sono cambiamenti normativi in arrivo che potrebbero ostacolarci?
- Ci sono risorse chiave che potrebbero venir meno?
- Quali fattori socio-economici o territoriali potrebbero penalizzarci?
Per approfondire puoi seguire questo breve corso gratuito di Comunicazione Strategica per le Scuole disponibile su YouTube che introduce l’argomento e in cui sarai guidato da Edoardo Bianchi.
Quali strategie mettiamo in campo?
Abbiamo così compilato la nostra matrice con tutte le informazioni, i fattori e gli elementi (favorevoli o sfavorevoli) che ci vengono in mente e che riguardano la nostra organizzazione, internamente ed esternamente.
A questo punto abbiamo una rappresentazione visiva, schematica e organizzata di quelle che possono essere le leve e le attività che più possono aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo, facendo leva sui nostri punti di forza per sfruttare le opportunità, cercando di migliorare o arginare i nostri punti di debolezza, per far fronte e superare anche le minacce esterne.
Possiamo infatti pensare di attuare diverse tipologie di strategie:
- Strenghts/Opportunities: grazie ad uno o più dei nostri punti di forza, siamo in grado di sfruttare un’opportunità che ci si presenta?
- Weaknesses/Opportunities: proviamo ad osservare se un’opportunità esterna può essere la “spinta” necessaria per migliorare uno o più dei nostri punti di debolezza!
- Strenghts/Threats: e se un nostro punto di forza può essere la “chiave” per superare un ostacolo, una minaccia esterna?
- Weaknesses/Threats: facciamo attenzione, un nostro punto di debolezza potrebbe trasformarsi in un “tallone di Achille”, se dovesse risentire troppo di un trend negativo o una minaccia esterni!
Con queste possibili strategie, siete pronti ad affrontare in modo più razionale e consapevole le decisioni che vi attendono.
Alla prossima!
