L’Open Day è un momento fondamentale per una scuola: è l’occasione per far emergere il proprio valore e presentarsi ai prospect. Preparare un Open Day significa definire i luoghi, i tempi, gli spazi, i relatori, i contenuti e gestire i partecipanti e ogni comunicazione indirizzata ad essi.
L’impegno che viene dedicato alla fase pre open day, dalla preparazione delle slide, alla scelta dell’ambiente adesso, è sicuramente molto; allo stesso modo, anche la fase post open day è da seguire con la massima attenzione.
Finito un Open Day, infatti, ci sono alcuni passaggi fondamentali da compiere. Il primo di questi è la compilazione da parte dei partecipanti di un questionario di soddisfazione.
A cosa serve il questionario di soddisfazione di un Open Day scolastico?
Il questionario di soddisfazione è uno strumento indispensabile per migliorare la Customer Experience in quanto permette di capire quali sono i pensieri, le opinioni e le esigenze dei prospect rispetto all’Open Day che avete organizzato. Le indicazioni vi potranno essere utili sia per organizzare meglio i vari momenti dei successivi Open Day, sia per capire su quali contenuti fare leva.
Sulla base delle risposte che riceverete potrete strutturare un evento davvero vincente.
In particolare, possiamo riassumere l’utilità dei questionari in 4 punti:
- individuare i bisogni e le aspettative dei clienti: capire se il nostro open day ha risposto in modo esaustivo alle aspettative dei prospect;
- determinare i nostri punti di forza: individuandoli sarà possibile dare maggior visibilità a queste caratteristiche e quindi distinguerci più efficacemente dalla concorrenza;
- determinare i punti di debolezza: le critiche costruttive sono preziose, ci offrono spunti fondamentali per migliorare costantemente i nostri eventi;
- individuare nuove opportunità: soprattutto attraverso domande aperte potrebbero emergere nuove idee e suggerimenti a cui non avremmo mai pensato altrimenti.
Come strutturare un questionario per un Open Day?
Precisiamo che la somministrazione di un questionario è appropriata quando organizziamo un Open Day di gruppo. Durante degli eventi one-to-one (noi li chiamiamo open day personalizzati), o quando abbiamo solo un piccolo gruppo di 3 o 4 persone, risulta maggiormente efficace chiedere dei feedback direttamente e in modo spontaneo. Anche in questo caso, tuttavia, è utile prepararsi prima le domande da porre e gli eventuali temi da indagare.
Quante domande fare?
Definire quante domande porre dipende dal tipo di domande che intendete fare: questa è una variabile che dipende dalla strategia che metterete in atto. Quello su cui invece si può ragionare è il tempo che i partecipanti impiegano a compilare il questionario: i partecipanti non devono percepire questa azione come un’incombenza fastidiosa e poco utile.
Possiamo affermare che è importante strutturare un questionario che sia di veloce compilazione. Quando sviluppate un questionario fate dei test, fatelo compilare un vostro collega, cronometrate quanto tempo ci impiega a completarlo. Nella nostra esperienza, un questionario che viene percepito come leggero si aggira intorno ai 2/3 minuti per la compilazione.
Fare dei questionari brevi vi costringe anche a fare delle scelte di carattere strategico: dovrete riflettere su quali domande sono davvero cruciali per voi.
Meglio domande aperte o chiuse?
Noi consigliamo poche domande ma aperte.
Questo va contro il pensare comune, ovvero che sia meglio una domanda chiusa perché facilità la risposta. Nel caso di una scuola e di un Open Day, crediamo che sia più utile cercare di raccogliere delle informazioni che possano raccontarci il più possibile il pensiero dei nostri prospect. Con domande aperte possono arrivare risposte che magari non avevi previsto, a cui non avevi pensato.
Quali domande fare?
Il nostro consiglio quindi è strutturare quesiti che vi aiutano a migliorare e a conoscere meglio i partecipanti tralasciando le domande meno incisive. Domande molto semplici come: “Qual’è la cosa che ti è piaciuta di più?” oppure “Dimmi due cose che miglioreresti” sono invitanti e necessitano di un sforzo da parte del compilante abbastanza ridotto, ma possono portare a risposte preziose.
I quesiti possono poi variare di anno in anno: come gli open day, anche i questionari devono essere pensati in perenne evoluzione.
Meglio anonimo o no?
Dipende dalla vostra strategia. Lasciare i questionari anonimi può far sentire chi lo compila più libero di esprimere la sua opinione. Chiedere nome e cognome a un contatto è fondamentale però se si vuole strutturare un follow up che comprenda la possibilità di essere invitato ad un Open Day di secondo livello.
Questionario cartaceo o online?
Decidere di somministrare un questionario cartaceo può essere utile da due punti di vista. In primo luogo, se confezionato dal punto di vista grafico in modo efficace, può essere uno strumento per rafforzare la vostra brand awareness. Inoltre, il documento cartaceo potrebbe invogliare il prospect a consegnarlo compilato mentre un documento digitale rende meno evidente chi lo ha compilato e chi no.
Un questionario online ha invece altri pregi: i prospect potrebbero considerare più comodo e veloce compilare un questionario digitale; evita alla scuola di dover pensare alle stampe; permette di avere le risposte già catalogate in un database da consultare sul proprio computer.
Ci sono alcuni strumenti gratuiti, funzionali e molto facili da utilizzare come Google Moduli, Surveymonkey o Typeform. Può essere interessante condividere il questionario online mediante un cartello con QR code all’accoglienza, o in punti ben visibili, oppure proiettato sulla slide finale dell’open day.
In ogni caso è fondamentale che già all’accoglienza i prospect vengano informati sul fatto che ci sarà un questionario ed è bene spiegare loro quanto sia importante per noi la loro opinione sincera per migliorarci sempre di più.
Come usare le risposte di un questionario?
È importante dedicare del tempo anche alla lettura dei questionari e alla catalogazione delle risposte. Se ricevete molti commenti positivi vuol dire che state andando nella direzione giusta. Soffermatevi però su chi mette voti bassi o indica qualche critica: non prendetela sul personale per poi porvi sulla difensiva ma usate tutti i suggerimenti per provare nuove formule e impostazioni del vostro evento che, ricordatevelo, state costruendo non per voi, ma proprio per chi viene a conoscervi.
Esempio di questionario di valutazione post Open Day scolastico
Stai cercando un esempio di questionario? Ne abbiamo preparato uno proprio per le scuole!
Si tratta di un questionario generico ma contiene tutte le informazioni che secondo la nostra esperienza possono essere utili per ogni scuola. Puoi scaricarlo e usarlo direttamente, oppure prendere spunto e usarlo come base di partenza modificandolo secondo le tue esigenze.
Da tutte le informazioni raccolte con i questionari quindi si riparte! E a questo punto potremo soffermarci su altri aspetti fondamentali come la promozione dell’evento sui social network (qui 7 idee per supportare con i social il vostro open day) oppure il il miglioramento continuo delle skills di public speaker.
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